PRINT & MORE Logistics

Wir sorgen für die Sicherheit Ihrer Daten

Zugangskontrolle

Um Ihre Daten zu schützen, sind alle Räume in unserem Unternehmen über elektronische Schließsysteme und eine Zugangskontrolle gesichert. Jeder Mitarbeiter der Print & More Logistics GmbH ist eingehend über die gesetzlichen Vorschriften des Datenschutzes unterrichtet und dem Datengeheimnis gemäß §5 BDSG verpflichtet.

Sicherheitskontrolle

Besondere Aufmerksamkeit schenken wir der Verarbeitung Ihrer Daten. Eine Eingangs- und Ausgangskontrolle stellt die tatsächliche Verarbeitung aller gelieferten Daten sicher. Durch Doppelblattkontrolle, Paritätsprüfung und Sequenzkontrolle bei der Kuvertierung gewährleisten wir, dass nur die Dokumente in ein Kuvert gelangen, die dafür bestimmt sind. Auf Wunsch erhalten Sie eine Statistik über die Anzahl der verarbeiteten Dokumente.

Verschlüsselung

Die Datensysteme schützen wir über Firewall und Authentifizierung vor unberechtigtem Zugriff. Zur sicheren Übertragung Ihrer elektronischen Daten nutzen wir eigene und standardisierte PGP-Verschlüsselungsverfahren. Die Verschlüsselung richten wir kundenspezifisch für Sie ein. Bei unserem eigenen Verschlüsselungsverfahren erfolgt gleichzeitig eine Datenkomprimierung, um die Übertragungszeiten möglichst gering zu halten.

Datenübertragung

SFTP (SSH File Transfer Protocol)
E-Mail (optional mit Verschlüsselung der Dokumente)

Die elektronische Übertragung erfolgt über das Internet. Bei der Übertragung per FTP erhalten Sie Zugriff auf einen für Sie geschützten Bereich auf unserem FTP-Server. In diesen können Sie Ihre Druckaufträge kopieren. Auf Wunsch holen wir die Druckdaten mit einem für uns eingerichteten Zugang auch auf Ihrem FTP-Server ab.

Selbstverständlich können Sie uns Ihre Dokumente auch auf einem Datenträger senden.

Wir drucken nach Ihren Anforderungen

Wir verarbeiten die folgenden Datenformate:

EMF (Windows Enhanced Metafile)
ASCII (American Standard Code for Information Interchange)
PCL (Printer Command Language) Druckerbefehlssprache
PS (PostScript)
XML (Extensible Markup Language)
SDF (Standard Delimiter Format)
PDF (Portable Document Format)
WORD
EXCEL

Druckaufbereitung

Ihre Druckdaten bereiten wir mit der Software "ProForma" der CSW Peripheriesysteme GmbH auf. Abhängig vom zur Verfügung gestellten Datenformat übernehmen wir die folgenden Aufgaben:

Elektronische Formulargenerierung (CP - Corporate Printing), d.h., wir erstellen Ihre Geschäftspapiere elektronisch und drucken sie gemeinsam mit den Daten aus.
Erstellung des Seitenlayouts mit individueller Schriftwahl und Gestaltung
Steuerung der Verarbeitung in Abhängigkeit von Dateninhalten
Kopiensteuerung
Beilagensteuerung
Druckverteilung (Drucker, E-Mail, Archiv)
Barcode-Generierung
OMR-Code für Poststraßen: Diese sorgen dafür, dass alle zu kuvertierenden Dokumente mit der maximal möglichen Sicherheitsstufe (Paritätskontrolle, Sequenzzählung, Doppelblattkontrolle) verarbeitet werden.
Zusätzliche mathematische Berechnungen
Individuelle Optionen [s.Abbildung]

Druckverarbeitung

In der Druckverarbeitung übernehmen wir folgende Aufgaben für Sie:

Drucken
Sammeln
Falzen
Kuvertieren
Frankieren
Versenden

Der Ausdruck der Dokumente erfolgt auf Digitalkopierern. Alle von uns eingesetzten Drucksysteme garantieren eine hervorragende Druckqualität.

Wir kuvertieren auf Maschinen der Firma Hefter und NEOPOST, die eine große Flexibilität bei der Einrichtung der Aufträge gewährleisten. Darüber hinaus profitieren Sie von den kurzen Rüstzeiten und der damit verbundenen Kostenoptimierung.

Die modularen, ausbaufähigen Kuvertiersysteme lassen sich außerordentlich variabel und flexibel einsetzen. Individuell auf die Anforderungen abgestimmt, wachsen diese Systeme mit ihren Aufgaben. Die leistungsstarken, zuverlässigen Module sind auf Wunsch per PC-Anbindung zu steuern und ermöglichen so auf einfache Weise Speicherung von Anwendungsprogrammen und Automatisation. Beide Maschinen können Kuverts in Formaten von C6/5 bis C4 verarbeiten – alle mit Adressfenster.

Wir versenden effizient und kostenoptimiert

Der Versand der von uns aufbereiteten und gedruckten Daten erfolgt in den meisten Fällen auf dem Postweg oder über Paketversendung.

Direktversand

Alle kuvertierten Druckaufträge stellen wir dem Adressaten direkt über den Postweg zu. Wir frankieren die Sendungen und versehen diese auf Wunsch mit Ihrem individuellen Klischee-Stempel. Bei besonderen Anforderungen (z.B. Verdienstabrechnungen) verwenden wir spezielle Kuverts. Die Auslieferung erfolgt über die Deutsche Post und ist somit abhängig von deren Preisstaffelungen. Bei lokalen Aussendungen kann der Einsatz von regionalen Kurierdiensten Ihre Kosten senken.

Paketversand

Sowohl kuvertierte als auch gedruckte Sendungen können auch als Paket zugestellt werden. Wir beauftragen die Deutsche Post, Paketdienste wie TNT, DPD etc. oder lokale Kurierdienste mit dem Transport der Sendungen.

Wir entwickeln Hybrid-Lösungen nach Ihren Wünschen

Mit Hybrid-Versand bleiben Sie flexibel. Papierbasierte Ausgabe und digitale Ausgabekanäle verschmelzen durch intelligente Merkmalerkennung zu einem Arbeitsgang. So lassen sich Ihre Ausgangsdokumente flexibel steuern.

Nicht jeder Empfänger kann oder möchte auf Papier verzichten. Manche Unternehmen haben die Digitalisierung ihrer Prozesse schon erreicht, möchten jedoch auch weiterhin einen Mix aus Papier- und digitalem Versand ihrer Briefpost beibehalten. Die am häufigsten genutzten Anwendungsgebiete für HYBRID finden sich im Personalwesen. Hier bekommen die Mitarbeiter ihre Abrechnungsdokumente entweder klassisch in gedruckter und kuvertierter Form, als (sichere) E-Mail, per E-Post der Deutschen Post AG oder über ein elektronisches Portal. Auch im Rechnungswesen lässt sich die Flexibilität ganz erheblich steigern, indem Ihre Rechnungen vollautomatisch in Papierform oder elektronisch das Haus verlassen.

Mit unserer Hybrid-Lösung müssen Sie nicht länger auf die Vorteile des digitalen Dokumentenversands verzichten, auch wenn teilweise noch Papiersendungen produziert werden müssen. Für den digitalen Versand Ihrer Dokumente stehen Ihnen unterschiedliche Sicherheitsstandards zur Auswahl. So bleiben vertrauliche Daten garantiert vertraulich!

Individuell und anpassungsfähig

Unsere Lösung basiert auf einem modularen System, bei dem nur die speziell für Sie erforderlichen Funktionsbausteine eingesetzt werden. Durch die hohe Anpassungsfähigkeit der Bausteine ist auch Ihre Anforderung im Handumdrehen startklar.

Die Vorteile im Überblick

Für unterschiedliche Dokumente nutzbar
In kürzester Zeit startklar
Dynamischer Mischbetrieb: Papier, digital, E-Post in einem Arbeitsgang
Minimierung der Portokosten

Kostenoptimierung von Anfang an!

Wir versenden per E-Mail - unkompliziert und sicher

Zeit sparen, Kosten reduzieren, Nerven schonen – wer wollte das nicht. Immer mehr Unternehmen steigen bei monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder im Rechnungslauf auf digitale Prozesse um.

Zwei individuelle Möglichkeiten

Wir bieten Ihnen zwei innovative Lösungen an, um Ihre Dokumente elektronisch an Ihre Mitarbeiter oder Kunden zu versenden.

1. E-Mail mit verschlüsselter PDF

Wir versenden Ihre Dokumente als verschlüsselte PDF im Anhang einer E-Mail. Für Ihre individuelle Sicherheit können Sie zwischen den Verschlüsselungsverfahren AES 128 oder AES 256 wählen. Um die Dokumente mit einem Passwort zu verschlüsseln, bieten wir mehrere Möglichkeiten an.

Das Dokument beinhaltet das Passwort (weiße Schrift auf weißem Hintergrund oder im Klartext).
Sie liefern uns in einer zusätzlichen Datei (.sdf, .csv) Belegnummer und Passwort.
Die Passwörter für die Verschlüsselung werden von den Empfängern in einem Web-Portal selbst verwaltet (d.h., der Aufwand für die Verwaltung wird vom Absender auf die einzelnen Empfänger übertragen).

2. E-Mail über @mail

Wir bieten Ihnen mit @mail eine innovative Lösung an, mit der wir Ihre Dokumente elektronisch versenden – rechtskonform durch Einhaltung der Datenschutzgesetze und den Anforderungen aus dem Arbeitsrecht. Dank der Nutzung einfacher elektronischer Prozesse verbuchen Sie eine beträchtliche Zeit- und Kostenersparnis auf Ihrer Habenseite.

Der Service @mail basiert auf der bestehenden E-Mail-Infrastruktur, sodass Versand und Empfang mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse und unabhängig vom Versandvolumen funktionieren. @mail eignet sich für alle Unternehmen, die Dokumente versenden, egal ob Klein- oder Großversender.

Sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Dokumente

Um den Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff zu gewährleisten und die Integrität des Nachrichteninhalts sicherzustellen, wird das Dokument verschlüsselt (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) übertragen. Der zugehörige Schlüssel wird über CSW als Provider des Absenders sicher an eine unabhängige Clearing-Stelle übermittelt. Provider und Clearing haben zu keinem Zeitpunkt Einblick in den Inhalt der Nachricht. Der Empfänger wird als der richtige Adressat von Provider und Clearing identifiziert und kann die Dokumente dann öffnen. Nach dem Versand der verschlüsselten Datei erhält der Sender eine verbindliche Empfangsbestätigung. Diese zeigt an, wann der Empfänger die Nachricht geöffnet hat. Das bedeutet Sicherheit für den Versender.

Ihr Vorteil

Der elektronische Versand ist effizient, schnell und sicher. Durch das eingesparte Porto optimieren Sie außerdem Ihre Kosten.

Wir archivieren Ihre Dokumente zukunftssicher

Nach dem Versand bereiten wir alle Ihre Dokumente zusätzlich archivierungsfähig auf.

Anschluss mit System

Reduzieren Sie den internen Aufwand auf ein Minimum. Monat für Monat. Nutzen Sie unseren individuellen Service. Wir stellen die Verbindung zu Ihrem Archivsystem her. Was auch immer Sie benötigen, um die Dokumente in Ihr Archiv-System zu übernehmen, wir stellen es zur Verfügung.

Hohe Individualisierung

Wir unterstützen alle Archivsysteme, die über eine sogenannte Drop-In-Schnittstelle verfügen. Jedes Dokument wird als Einzeldokument (PDF, PDF/A oder TIFF) zur Verfügung gestellt. Die Dokumentnamen definieren wir individuell auf Basis der Dateninhalte.

Zusatzinformationen

Zusätzlich zu Ihren Dokumenten erstellen wir auch individuelle Steuerdateien oder Strukturen, die für den Import in Ihr Archivsystem benötigt werden. Das können Steuerdateien sein, die Informationen zu dem jeweiligen Dokument beinhalten (notwendig für eine Indizierung und spätere Suche nach Dokumenten im Archivsystem) oder aber Textinhalte der Dokumente als ASCII-Daten (Volltextsuche).

Bitte fragen Sie uns nach weiteren Möglichkeiten.

Wir verwalten die PAM-Cloud für Ihre Mitarbeiter

Ihre PAM-Cloud: Weniger Papier, mehr Flexibilität!

Alle Personaldokumente zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort auf jedem Gerät im Zugriff - und das bei maximaler Sicherheit! Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern maximale Flexibilität und reduzieren Sie den internen Aufwand auf ein Minimum. Monat für Monat. Nutzen Sie Ihr individuelles Portal zur PAM-Cloud.

Einfach und überall

Ihre PAM-Cloud ist der digitale Container für alle Dokumente, die Sie an Ihre Mitarbeiter aushändigen. Lohn- und Gehaltsabrechnung, DEÜV-Meldung, ELSTER-Bescheinigung, Mitteilungen und Belege jeglicher Art. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. Die PAM-Cloud befreit Sie von Papier, entweder vollständig oder teilweise, einfach so, wie Sie es wünschen.

Flexibel, individuell, übersichtlich

Anhand der Inhalte werden die Dokumente vollautomatisch den jeweiligen Benutzern zugeordnet. Mit der Verwaltung oder Erzeugung der Kennwörter für jeden angemeldeten Benutzer haben Sie nichts zu tun, das übernimmt die PAM-Cloud für Sie. Benutzer können auf Wunsch auch eigene Dateien hochladen und verschlüsselt abspeichern. Das Ganze wird in einer übersichtlichen Baumstruktur angezeigt.

Ungebunden und frei

Alle verschlüsselten Dateien laden wir automatisch auf den Webserver hoch und speichern sie in der Datenbank. Die Zuordnung zum jeweiligen Benutzerkonto geschieht automatisch und ist mehrfach abgesichert. Der Zugriff auf die einzelnen Benutzerkonten kann wahlweise per Internet-Browser, Tablet oder Smartphone-App erfolgen. Damit haben die Nutzer überall und jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente.

Sicherheit zuerst

Sie können die Kennwortvorschriften im Portal individuell festlegen sowie die Daten von registrierten Benutzern (E-Mail, Name etc.) kontrollieren und ggf. bearbeiten, sperren oder löschen, um ungewollte oder falsche Registrierungen im Portal zu verhindern oder zu korrigieren. Ausgefeilte Sicherheits- und Verschlüsselungsmethoden garantieren, dass der Zugriff auf die Daten den hierfür autorisierten Personen vorbehalten bleibt. Eine umfangreiche Benutzer- und Gruppenverwaltung rundet die Administration ab.